कर्मचारियों की अपर्याप्त भर्ती प्रक्रिया और विलंबित तत्परता की लागत

कर्मचारी ऑनबोर्डिंग अनुभव में बहुत सारी जानकारी का सामना करना पड़ता है

मानव संसाधन में भर्ती संबंधी समस्याएं अक्सर अलग-थलग नहीं होतीं। कई संगठनों में, ये समस्याएं कार्यबल के सीखने की एक व्यापक समस्या का हिस्सा होती हैं, जिसमें शुरुआती कर्मचारियों का नौकरी छोड़ना, ज्ञान का कमजोर हस्तांतरण, तैयारी के अस्पष्ट प्रमाण और प्रशिक्षण प्रयासों का टीमों द्वारा व्यवस्थित किए जाने की गति से कहीं अधिक तेजी से विस्तार होना शामिल है।

By हंस सैंडकुहल, व्यवसाय के लिए ईओलास · 12 मिनट पढ़ा

मानव संसाधन और शिक्षण टीमें विभिन्न कार्यक्रमों में एक ही तरह की समस्या का सामना करती हैं। जानकारी व्यापक रूप से उपलब्ध है, हालांकि परिचालन क्षमता तक पहुंचने का मार्ग स्पष्ट नहीं है, प्रगति का सत्यापन करना कठिन है, और प्रबंधक बार-बार उन कमियों को दूर करने के लिए हस्तक्षेप करते हैं जिन्हें योजना के दौरान ही दूर किया जाना चाहिए था। यह व्यापक परिप्रेक्ष्य महत्वपूर्ण है क्योंकि ऑनबोर्डिंग समस्या का केवल एक हिस्सा है, भले ही परिणाम सबसे पहले यहीं दिखाई देते हों।

यह व्यापक संदर्भ बताता है कि क्यों ऑनबोर्डिंग सबसे व्यावहारिक फोकस बिंदु बन गया है। यह वह पहली शिक्षण प्रणाली है जिससे एक नया कर्मचारी परिचित होता है, इस पर तत्काल परिचालन दबाव होता है, और इसके परिणाम उत्पादकता में लगने वाला समय, प्रबंधक का कार्यभार और प्रारंभिक प्रतिधारण दर जैसे मापदंडों के माध्यम से आसानी से देखे जा सकते हैं। यह कार्यबल की एकमात्र चुनौती नहीं है, हालांकि यह उन कंपनियों के लिए सबसे समय-संवेदनशील और मापने योग्य प्रवेश बिंदु है जो समान भूमिकाओं के लिए बार-बार भर्ती करती हैं।

ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया विफल क्यों हो जाती है?

अंतर्निहित अंतर अभी भी व्यापक है। गैलप की रिपोर्ट के अनुसार, केवल 12% कर्मचारी ही इस बात से पूरी तरह सहमत हैं कि उनका संगठन नए कर्मचारियों को बेहतर तरीके से शामिल करता है, जिससे पता चलता है कि अधिकांश कंपनियां इस चरण को नियंत्रण से अधिक भिन्नता के साथ संभालती हैं। हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू द्वारा 2021 में उद्धृत शोध ने एक अधिक ठोस व्यावसायिक प्रमाण प्रस्तुत किया, जिसमें बेहतर ऑनबोर्डिंग को 82% बेहतर कर्मचारी प्रतिधारण और 70% से अधिक उच्च उत्पादकता से जोड़ा गया। ये आंकड़े एक ही निष्कर्ष की ओर इशारा करते हैं। ऑनबोर्डिंग इस बात में प्रत्यक्ष भूमिका निभाती है कि लोग जल्दी उत्पादकता तक पहुंचते हैं या अपने पहले कुछ महीने अपने कार्यों, अपेक्षाओं और आंतरिक प्रक्रियाओं को समझने में बिताते हैं।

मानव संसाधन और परिचालन टीमों में यह पैटर्न आम है। नए कर्मचारी को दस्तावेज़ों, प्रणालियों और बैठकों तक पहुँच मिलती है, लेकिन पहुँच से उन्हें यह पता नहीं चलता कि सबसे पहले क्या महत्वपूर्ण है, अच्छा प्रदर्शन कैसा दिखता है, या किन गलतियों का सबसे अधिक नुकसान होता है। जब प्रबंधक अनौपचारिक स्पष्टीकरणों के माध्यम से इस कमी को पूरा करते हैं, तो कुछ अनुभवी सहकर्मी ही परिचालन संबंधी ज्ञान का वास्तविक स्रोत बन जाते हैं, और आधिकारिक ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया भूमिका में सक्षम होने के वास्तविक कार्य से भटकने लगती है। इस व्यवस्था में, जानकारी तो काफी हद तक उपलब्ध होती है, लेकिन कर्मचारियों को फिर भी यह नहीं पता होता कि सबसे पहले क्या आता है, उनकी नई भूमिका के लिए सबसे महत्वपूर्ण क्या है, या उन्हें कैसे योग्य माना जाएगा।

यहीं से ज्ञान का आदान-प्रदान बाधित होने लगता है, क्योंकि कई संगठनों में उपयोगी ज्ञान एक ही समय में कई स्थानों पर मौजूद होता है। कुछ जानकारी स्लाइड प्रेजेंटेशन में होती है, कुछ पुरानी फाइलों में, कुछ चैट थ्रेड्स में और कुछ अनुभवी कर्मचारियों के दिमाग में। एक नए कर्मचारी को तकनीकी रूप से पहले दिन ही सब कुछ मिल सकता है, लेकिन फिर भी उसे इसके माध्यम से आगे बढ़ने का कोई स्पष्ट मार्ग नहीं मिलता। मानव संसाधन प्रबंधन संगठन (SHRM) ऑनबोर्डिंग को नए कर्मचारियों को संगठन में एकीकृत करने और उन्हें संरचना, संस्कृति और भूमिका की अपेक्षाओं को समझने में मदद करने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित करता है, और यह बताता है कि कुछ कंपनियों में यह काम एक या दो दिन के बजाय महीनों तक चलता है। यह अंतर महत्वपूर्ण है क्योंकि कई कंपनियां अभी भी ओरिएंटेशन और ऑनबोर्डिंग को लेकर भ्रमित हैं, जबकि एक स्वागत प्रदान करता है और दूसरा तैयारी करवाता है।

खराब ऑनबोर्डिंग व्यावहारिक रूप से सांस्कृतिक एकीकरण को भी कमजोर करती है। नए कर्मचारी केवल नारों या स्वागत संदेशों से ही संस्कृति को आत्मसात नहीं करते। वे इसे साझा मानदंडों, दैनिक व्यवहार, निर्णय लेने के तरीकों और काम करने के वास्तविक तरीके से समझते हैं। SHRM के ऑनबोर्डिंग के वर्णन में संगठन की संरचना, संस्कृति और भूमिका संबंधी अपेक्षाओं में एकीकरण शामिल है, जो संस्कृति को एक अलग परत के बजाय परिचालन तत्परता का हिस्सा बनाता है। एक संरचित ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के बिना, लोगों को कंपनी के मूल्यों के बारे में जानकारी तो मिल सकती है, लेकिन वे यह नहीं समझ पाते कि ये मूल्य रोजमर्रा के काम में प्राथमिकताओं, सहयोग या निर्णय को कैसे प्रभावित करते हैं। इसका परिणाम जुड़ाव की भावना के बजाय दूरी का होता है, और यह दूरी नए कर्मचारियों के लिए यह समझना कठिन बना देती है कि वे कहाँ फिट होते हैं, वे किस पर भरोसा कर सकते हैं और उनसे किस प्रकार के व्यवहार की अपेक्षा की जाती है।

ऑनबोर्डिंग के बाहर भी इसी तरह की कमजोरी दिखाई देती है। कौशल विकास और अनुपालन कार्यक्रम टीमों द्वारा दायरे, अभ्यास और पूर्णता के प्रमाण को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने से पहले ही बड़े पैमाने पर बढ़ जाते हैं, ताकि उन्हें विभिन्न समूहों में दोहराया जा सके। परिणाम कागज़ पर तो व्यवस्थित दिखता है, लेकिन नेतृत्वकर्ताओं को अभी भी कुछ सरल सवालों के जवाब देने में कठिनाई होती है: किसने कार्यक्रम को सार्थक तरीके से पूरा किया? कौन प्रदर्शन करने के लिए तैयार है? प्रदर्शन अभी भी प्रबंधक के हस्तक्षेप पर कहाँ निर्भर करता है? प्रत्यक्ष प्रमाण की इस कमी के कारण प्रशिक्षण का मूल्यांकन करना, उसमें सुधार करना और प्रदर्शन के चालक के रूप में उस पर भरोसा करना कठिन हो जाता है।

शुरुआती दौर में कर्मचारियों के नौकरी छोड़ने की समस्या को समझना तब आसान हो जाता है जब ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को केवल सूचना सौंपने तक सीमित कर दिया जाता है। लोग कई कारणों से जल्दी नौकरी छोड़ देते हैं, हालांकि कमजोर ऑनबोर्डिंग एक विशेष प्रकार की निराशा पैदा करती है। कर्मचारियों को यह नहीं पता होता कि उनकी भूमिका में उनसे क्या अपेक्षा की जाती है, उन्हें पहले क्या सीखना होगा, या कंपनी यह कैसे तय करती है कि वे बिना किसी सहायता के काम करने के लिए तैयार हैं। इससे हमेशा तुरंत इस्तीफा नहीं मिलता। कई मामलों में, पहले हिचकिचाहट पैदा होती है। नए कर्मचारी जरूरत से ज्यादा सवाल पूछते हैं, अपेक्षा से अधिक समय तक स्वतंत्र निर्णय लेने से बचते हैं, और सहायता की एक सुनियोजित प्रणाली पर निर्भर रहने के बजाय, जो भी सबसे आसानी से उपलब्ध होता है, उस पर भरोसा करते हैं।

यह झिझक सिर्फ नए कर्मचारी तक ही सीमित नहीं रहती। यह दैनिक कामकाज में भी फैल जाती है। प्रबंधकों का समय बार-बार कोचिंग देने में बर्बाद होता है, जबकि इसे एक तय प्रक्रिया का हिस्सा होना चाहिए था। वरिष्ठ कर्मचारी अनौपचारिक सहायता केंद्र बन जाते हैं। मानव संसाधन विभाग को विभिन्न भर्तियों के परिणामों की तुलना करने में कठिनाई होती है क्योंकि एक कर्मचारी को एक कुशल स्थानीय प्रबंधक मिला, जबकि दूसरे को एक कमजोर प्रबंधक। संगठन अभी भी प्रक्रिया को पूर्ण मानता है क्योंकि आधिकारिक प्रपत्र पढ़े और हस्ताक्षर किए गए, और बैठकें हुईं, हालांकि इस अर्थ में पूर्णता स्वतंत्र प्रदर्शन के बारे में बहुत कम बताती है।

खराब ऑनबोर्डिंग से आर्थिक बोझ भी काफी बढ़ जाता है। हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू ने बताया है कि कर्मचारियों के नौकरी छोड़ने की दर 20% तक पहले 45 दिनों के भीतर ही हो जाती है, जिसका मतलब है कि कुछ संगठन शुरुआती भर्ती निवेश का लाभ मिलने से पहले ही लोगों को खो देते हैं। BambooHR का अनुमान है कि एक नए कर्मचारी की भर्ती, नियुक्ति और ऑनबोर्डिंग में अकेले ही 7,500 डॉलर से 28,000 डॉलर तक का खर्च आ सकता है, जबकि SHRM से जुड़े अनुमानों के अनुसार, पद के आधार पर प्रतिस्थापन लागत वार्षिक वेतन के 50% से 200% तक हो सकती है। जब इसमें शुरुआती इस्तीफे, काम के लिए तैयार होने में देरी, बार-बार मैनेजर से सहायता की आवश्यकता और काम शुरू करने के दौरान होने वाले उत्पादन में कमी को भी जोड़ दिया जाता है, तो खराब ऑनबोर्डिंग सिर्फ एक प्रक्रियागत कमजोरी नहीं बल्कि एक सीधा आर्थिक नुकसान बन जाता है।

बेहतर ऑनबोर्डिंग के लिए क्या आवश्यक है

कुछ कंपनियों ने अधिक व्यवस्थित तरीके से प्रतिक्रिया देना शुरू कर दिया है, और यह बदलाव ध्यान देने योग्य है क्योंकि यह मौजूदा मानव संसाधन प्रौद्योगिकी संबंधी धारणाओं की तुलना में कम नाटकीय है। अधिक विश्वसनीय प्रतिक्रियाएँ केवल नवीनता पर निर्भर नहीं करतीं। वे क्रम, स्वामित्व और स्पष्ट प्रगति पर आधारित होती हैं।

उदाहरण के लिए, SharePoint के लिए Microsoft के ऑनबोर्डिंग टेम्प्लेट, निर्धारित कार्यों, चेकलिस्ट, साझा संसाधनों और प्रगति ट्रैकिंग पर केंद्रित होते हैं। इसका महत्व केवल टेम्प्लेट में नहीं है। इसका महत्व इसके पीछे की कार्यप्रणाली में निहित है। कार्य को छोटे-छोटे भागों में बाँटा जाता है, ज़िम्मेदारी सौंपी जाती है, और नया कर्मचारी अपनी स्थिति को समझ सकता है, बजाय इसके कि वह पूरी तरह से अपनी याददाश्त और रुकावटों पर निर्भर रहे। व्यवहार में, इससे व्यक्तिगत उपलब्धता पर निर्भरता कम हो जाती है और प्रबंधकों और मानव संसाधन विभाग के लिए यह देखना आसान हो जाता है कि क्या पूरा हो चुका है, क्या अधूरा है और कहाँ सहायता की आवश्यकता है।

इसी तरह का तर्क विशिष्ट भूमिकाओं में भी देखने को मिलता है। अमेज़न का AWS वर्क-बेस्ड लर्निंग प्रोग्राम वास्तविक परिचालन तैयारी से जुड़ा सशुल्क प्रशिक्षण प्रदान करता है, जबकि अमेज़न के अन्य ट्रांज़िशन पाथवे नए पदों पर आने वाले कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण, मेंटरशिप और चरणबद्ध समर्थन का संयोजन करते हैं। ये उदाहरण महत्वपूर्ण हैं क्योंकि ये ऑनबोर्डिंग को प्रशासनिक कार्यों से भरे स्वागत काल के बजाय व्यावहारिक शिक्षा के रूप में देखते हैं। यह दृष्टिकोण उन नौकरियों में उपयुक्त है जहाँ गलतियों के सेवा, सुरक्षा या गुणवत्ता पर गंभीर परिणाम होते हैं। ऐसी भूमिकाओं में, स्वतंत्र प्रदर्शन केवल अनुभव से ही नहीं आता। इसके लिए अभ्यास, फीडबैक और 'तैयार' होने का स्पष्ट अर्थ समझना आवश्यक है। व्यावहारिक सबक स्पष्ट है: परिचालन जोखिम वाली भूमिकाओं में स्वतंत्रता ग्रहण करने से पहले चरणबद्ध तैयारी की आवश्यकता होती है।

इस बिंदु पर बाज़ार संबंधी चर्चा बहुत सीमित हो जाती है। कई चर्चाएँ कर्मचारी अनुभव, डिजिटल पोर्टल या सांस्कृतिक जुड़ाव पर केंद्रित होती हैं, और ये तत्व महत्वपूर्ण हैं, फिर भी वे मूल परिचालन प्रश्न का समाधान नहीं करते: क्या कंपनी बार-बार दिए जाने वाले स्पष्टीकरणों को एक परिभाषित भूमिका के लिए दक्षता के एक दोहराने योग्य मार्ग में परिवर्तित कर सकती है? यदि उत्तर नहीं है, तो परिष्कृत कर्मचारी पोर्टल अंतर्निहित समस्या का समाधान नहीं करते, क्योंकि ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया भले ही व्यवस्थित दिखे, लेकिन सीखना अभी भी इस बात पर निर्भर करता है कि संदेश का उत्तर सबसे पहले कौन देता है।

इसीलिए, मानव संसाधन में कर्मचारियों की भर्ती से जुड़े मुद्दों पर व्यापक प्रणालीगत डिज़ाइन समस्या के हिस्से के रूप में ध्यान देना आवश्यक है, जिसका असर कर्मचारियों को बनाए रखने पर भी पड़ता है। जो कंपनियाँ इसे अच्छी तरह से संभालती हैं, वे आमतौर पर कुछ अनुशासित निर्णय लेती हैं। वे भूमिका को स्पष्ट रूप से परिभाषित करती हैं, यह निर्धारित करती हैं कि व्यक्ति को बिना किसी सहायता के क्या करना होगा, प्रशिक्षण को एक व्यावहारिक क्रम में व्यवस्थित करती हैं, और यह स्पष्ट रूप से सत्यापित करती हैं कि क्या व्यक्ति बिना सहायता के भूमिका निभा सकता है। जो कंपनियाँ इन निर्णयों से बचती हैं, उन्हें बार-बार वही परिणाम भुगतने पड़ते हैं। कर्मचारियों को काम पर लगाने में अधिक समय लगता है, प्रबंधकों द्वारा सहायता के प्रयास अधिक होते हैं, महत्वपूर्ण जानकारी व्यक्तियों पर निर्भर रहती है, और कर्मचारियों का जल्दी चले जाना आश्चर्यजनक लगता है, भले ही इसके पीछे के कारण पहले सप्ताह से ही स्पष्ट हों।

इसलिए, भर्ती प्रक्रिया पर मौजूदा दबाव केवल गुणवत्ता से कहीं अधिक है। यह भर्ती की मात्रा, परिचालन तत्परता, ज्ञान की निरंतरता और आंतरिक शिक्षा को दोहराने योग्य व्यावसायिक प्रदर्शन में बदलने की व्यापक चुनौती के परस्पर संबंध पर आधारित है। 

जो कंपनियां केवल गति पर ध्यान केंद्रित करती हैं, वे कार्यभार सौंपने का समय कम कर देती हैं, हालांकि नए कर्मचारी अभी भी भूमिका को समझने के लिए प्रयास, गलतियाँ और बार-बार पूछे जाने वाले प्रश्नों पर निर्भर रहते हैं। अंततः, ऑनबोर्डिंग का मूल्य पहले कुछ दिनों में साझा की गई जानकारी की मात्रा से कम और इस बात से अधिक मापा जाता है कि क्या लोग कम भ्रम, कम निर्भरता और तैयारी के स्पष्ट मार्ग के साथ भूमिका निभा सकते हैं।

प्रेरणा के कुछ स्रोत: